Отчет 6-НДФЛ в 1С:Зарплате и управлению персоналом 2.5

В 2016 году для организаций-налоговых агентов по налогу НДФЛ вводится в действие новая ежеквартальная форма отчетности 6-НДФЛ. Первый раз ее придется подготовить и сдать за 1 квартал 2016 года до 4 мая 2016 года. Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов: Раздел 1 «Обобщенные показатели» и Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Рассмотрим формирование данной формы расчета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 2.5 с учетом последних рекомендательных писем и разъяснений ФНС РФ по порядку ее заполнения.

Для правильного отражения информации об удержании НДФЛ в программе, методистами фирмы «1С» рекомендуется в настройках параметров учета в меню «Сервис» на закладке «Расчет зарплаты» проверить, чтобы флажок «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный» был снят. Если он был установлен, то необходимо в декабре 2015 года откорректировать остатки по регистрам учета НДФЛ и перепровести все документы начисления и выплаты заработной платы за 2016 год в программе.

Рассмотрим пример, частично предложенный ФНС в письме от 18.03.2016 г. № БС-4-11/4538@. Упрощенно для примера возьмем организацию ООО «БисАвто», без начислений за январь и февраль 2016 г., в которой выплата заработной платы за декабрь 2015 года была произведена 14 января 2016 года, а также был начислен отпуск сотруднику 11.03.2016 с датой выплаты 11.03.2016 и перечислен налог 14.03.2016 и заработная плата 31.03.2016 года за март 2016 г., а выплата проведена 05.04.2016 и перечислен налог НДФЛ 06.04.2016 года.

Для отражения операций выплаты заработной платы за декабрь 2016 создаем документ «Зарплата к выплате организаций», заполняем и отмечаем полную выплату 14.01.2016. Затем на основании этого документа вводим документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) и проводим его тем же числом. После проведения РКО, при условии выключенного флага «Упрощенный учет взаиморасчетов» в настройках учета для организации, будут сформированы записи в специальных регистрах по удержанию НДФЛ. Далее 15.01.2016 г. создаем документ «Перечисление НДФЛ в бюджет», в котором заполняем данные платежного документа по перечислению НДФЛ, после проведения которого, будут сформированы записи в специальных регистрах по перечислению НДФЛ. Информация по дате перечисления организацией НДФЛ не отражается в форме 6-НДФЛ, но она нужна для формирования налогового регистра и справок 2-НДФЛ сотрудников.

Для отражения операций начисления и выплаты заработной платы за март 2016 создаем и полностью рассчитываем документ «Начисление зарплаты работникам организации», после проведения которого будут сформированы записи в специальных регистрах по начисленному НДФЛ. Далее аналогично создаем, заполняем и проводим документы по выплате заработной платы на 05.04.2016 и перечислению НДФЛ в бюджет 06.04.2016 года.

Для заполнения формы 6-НДФЛ открываем в программе в меню «Расчет зарплаты по организациям» – «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» в отчетности по физлицам отчет «6-НДФЛ» и заполняем его. В результате заполнения в Раздел 1 расчета в строке 020 будет указана, нарастающим итогом, сумма начисленной заработной платы за март 2016 г. и в строке 040 соответственно сумму исчисленного НДФЛ за март. По строке 070 указывается сумма удержанного НДФЛ, которая будет состоять из суммы НДФЛ за 2015 год и суммы НДФЛ с отпускных в марте 2016 года, а оставшаяся не удержанная сумма НДФЛ за март 2016 г. будет отражена по строке 080. Суммы начисленной заработной платы и НДФЛ за 2015 года не будут отражены в этом разделе, так как не относятся к отчетному периоду.

В раздел 2 расчета, за соответствующий отчетный период отражаются те операции по удержанному НДФЛ, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. В начале по строке 100 будет указана дата получения дохода 31.12.2015 по заработной плате за декабрь 2015 года, а сумма будет отражена по строке 130. По строке 110 будет указана дата удержания налога 14.01.2016 (дата выплаты заработной платы), а сумма по строке 140. По строке 120 указывается крайний срок перечисления налога, с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Кодекса. Он будет равен следующему дню после выплаты заработной платы за декабрь 15.01.2016 г. В следующем блоке отражается информация по выплаченной сумме отпускных. В строке 100 указывается дата фактического получения дохода в виде отпускных 11.03.2016 (документ » Начисление отпуска сотрудникам организаций «) и дата удержания налога 11.03.2016 (документ «РКО»). По строке 120 указывается крайний срок перечисления налога. Для отпускных – это последний день расчетного периода 31.03.2016, а не срок перечисления НДФЛ с отпускных, который у нас в примере 14.03.2016 года. Данные по срокам и суммам удержанного налога за март 2016, который у нас в примере 05.04.2016 в раздел 2 текущего отчетного периода не попадет, а будут учтены в следующем отчетном периоде за 6 месяцев 2016 года.