Наша компания занимается внедрением 1С:Документооборот 3.0 (ECM/СЭД система) — современной системой для автоматизации документооборота коммерческих предприятий и бюджетных учреждений. (Наши крупные внедрения).

Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования.

Это и есть «1С:Документооборот 8»:

• современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников;
• проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

Возможности «1С:Документооборота 8»

«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Карточка договора

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Лист согласования

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Управление документами

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Входящие документы

Контроль исполнения

Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа:

• согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
• утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
• рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
• регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
• исполнение (На исполнении, Исполнен).

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Состояние документа

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Пример отчета по журналу передачи

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:

• разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
• приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
• приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
• включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
• добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
• настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Сертификат

Электронная почта

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Сканирование

Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Штрихкодирование документов

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

Передача дел в архив

Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:

• простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
• точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
• полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.