Аренда автомобиля у сотрудника в программе «1С: Зарплата и управление персоналом ред. 2.5»
Договор аренды автомобиля может быть оформлен с сотрудником предприятия или с физическим лицом. В случае, если есть необходимость заключить договор аренды автомобиля с сотрудником, на которого необходимо возложить обязанности по управлению и технической эксплуатацией данного автомобиля, необходимо заключить два договора:
- Договор аренды автомобиля без экипажа;
- Договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.
Договор по управлению транспортным средством регулируется ГК РФ и в должностных обязанностях сотрудника не должны упоминаться управление автомобилем и его обслуживание.
При заключении договора аренды сотрудник должен предоставить следующие документы: свидетельство о регистрации, техпаспорт, талон техосмотра, страховой полис.
В договоре необходимо подробно описать транспортное средство, которое организация арендует у сотрудника: марка автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер.
Особое внимание необходимо обратить на полис ОСАГО, а именно:
- При наличии полиса ОСАГО на ограниченный круг лиц сотрудник-арендодатель должен внести изменения в страховку. Затраты по внесению изменений несет либо сотрудник, либо организация-арендатор (в зависимости от условий договора).
- Если полис ОСАГО сотрудник не передал арендатору, то организация-арендатор обязана сама его получить, так как обязанность страховать автомобиль возлагается не только собственники, но и арендаторы.
Рассмотрим отражение в ЗУП8-2.5 аренды автотранспорта у сотрудника с экипажем.
Затраты по договору аренды с экипажем у сотрудника предприятия в части учета в зарплатной программе приведены в табл. 1
| Затраты | НДФЛ | ПФР | ФОМС | ФСС | ФСС_НС |
| Перечисление арендной платы | Да Доходы, полученные сотрудником от сдачи в аренду ТС, облагаются НДФЛ (пп.4 п.1 ст. 208,п. 1 ст. 209 НК РФ). Арендатор, перечисляющий сотруднику арендную плату за аренду автомобиля, является налоговым агентом по отношению к сотруднику (письмо Минфина России от 20.07.2012 № 03-04-05/3-889, ФНС России от 09,04,2012 № ЕД-4-3/5894). Налог удерживается и перечисляется в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (пп.4 и 6 ст. 226 НК РФ). НДФЛ перечисляется по месту учета организации-арендатора в налоговом органе (письмо Минфина России от 01.06.2011 №03-04-06/127). | Нет (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.1998 № 125 – ФЗ). | Да, если это прописано в договоре аренды (п.1 ст. 5, п.1 ст. 20.1 Федерального Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ) | ||
| Перечисление платы за услуги по управлению автомобилем | Доходы, полученные сотрудником за услуги по управлению ТС, облагаются НДФЛ (пп.6 п.1 ст. 208,п. 1 ст. 209 НК РФ). Арендатор, перечисляющий сотруднику плату за услуги по управлению, является налоговым агентом (пп.1 ст.226 НК РФ). Налог удерживается и перечисляется в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (пп.4 и 6 ст. 226 НК РФ). НДФЛ перечисляется по месту учета организации-арендатора в налоговом органе (письмо Минфина России от 01.06.2011 №03-04-06/127). | Да Услуги по управлению оформляются договором гражданско-правового характера (ГПХ) и облагаются взносами ПФР И ФОМС (ч.1 ст. 7 Федерального закона от 24.09.2009 № 212-ФЗ). | Нет (п.2 ч.3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ) | Да, если это прописано в договоре аренды (п.1 ст. 5, п.1 ст. 20.1 Федерального Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ) |
В программе 1С:ЗУП8-2.5 в дополнительных начислениях создаем вид расчета «Аренда автомобиля без экипажа» (в этом случае оплату по договору аренды автомобиля будем вводить в программу ежемесячно. Если договор долгосрочный, то вид расчета можно создавать в основных начислениях).
Аналогичным образом создаем в дополнительных начислениях вид расчета «Оплата за управление автомобилем и техническое обслуживание». На закладке: «Режимы» последовательность расчета = Первичное начисление; способ расчета = Фиксированной суммой. На закладке «Использование» укажем, что вид расчета не является премией, пособием и компенсацией отпуска, а также выбираем режим отказа от контроля выплаты. На закладке «Бухучет» указываем конкретный способ отражения для этого вида расчета, а на закладке налогов и взносов указываем код дохода НДФЛ равным 2010 и то, что доходы не являются объектами налогообложения для взносов ПФР и ФСС по несчастным случаям.
Для расчета суммы аренды автомобиля создаем разовый документ с видами начисления «Аренда автомобиля без экипажа» и «Оплата за управление автомобилем и техническое обслуживание». Выполняем расчет заработной платы. Начисляем налоги и проанализируем правильность начисления налогов с помощью отчета «Анализ начисленных налогов».
По окончании расчета проводим отражение расходов в бухгалтерском учете и проверяем его с использованием отчета «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
Нужна наша консультация?
Наши консультации
Подробнее о наших консультациях
Курсы обучения
Расписание курсов обучения по программам 1С
Прайс-лист
Стоимость наших услуг по сопровождению 1С