Кадровый документооборот (КЭДО)

Наша компания профессионально занимается внедрением системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) 1С:Кабинет сотрудника в Тюмени и области, позволяющей вести полноценный кадровый учет: планирование отпусков, согласование отпусков и отсутствий, учет заявок на выдачу справок с места работы, по НДФЛ, подписание и ознакомление с кадровыми приказами, с использованием электронной цифровой подписи сотрудника и работодателя.

Порядок перехода на кадровый электронный документооборот

Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. Нормы, регулирующие электронный документооборот, появились в ТК РФ с 22 ноября 2021 года (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения подобного документооборота. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, то ему необходимо:

• издать локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО (например, Положение или Приказ работодателя). ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ);
• разработать Положение о КЭДО. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок ведения КЭДО у работодателя. ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ);
• уведомить работников о введении КЭДО и получить их письменное согласие. Исключение составляют работники, которые принимаются на работу после 31.12. 2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату, – их уведомлять и получать согласие не требуется. В отношении таких работников КЭДО ведется по умолчанию (в случае его применения работодателем).
  Кадровый ЭДО ведется работодателем только в отношении работников, согласившихся на его ведение. Если работники не выразили согласие на переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы таких работников в бумажном виде (ч. 4 и ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Впоследствии работник может передумать и согласиться на переход.
  Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. Следовательно, работник не может прекратить взаимодействовать с работодателем через КЭДО по собственному желанию (п. 1 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).
  Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на КЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО;
• обеспечить сотрудников электронными подписями, которые необходимы для КЭДО (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).